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El 35 % de las pymes todavía ficha en Excel o papel. En 2026 eso será ilegal… y las multas no son simbólicas.

Durante años, el control horario ha sido una obligación que muchas empresas han resuelto “como han podido”: hojas de Excel, papel firmado, PDFs o alguna app sencilla donde el trabajador pulsa entrar y salir.

Eso ha funcionado… más o menos.
Pero está a punto de dejar de ser suficiente.

Un estudio reciente elaborado por Ipsos para TeamSystem lo deja muy claro:
el 35 % de los autónomos y pymes en España sigue registrando la jornada en papel o Excel, algo que quedará prohibido con la entrada en vigor del nuevo registro horario digital.

Y lo más preocupante no es eso.
Es que una de cada tres empresas ni siquiera sabe que este cambio es obligatorio.

Lo que cambia de verdad con la nueva normativa

La nueva regulación no va de fichar más.
Va de que los datos sean creíbles.

La ley va a exigir que el registro horario sea:

• digital

• trazable

• auditable

• accesible

• y preparado para inspección

Eso significa que ya no valdrá:

“Si hay un error lo arreglamos luego”
“Eso lo cambio en Excel”
“Lo firma el trabajador y ya está”

La Inspección de Trabajo debe poder comprobar:

• las horas reales

• las pausas

• y las modificaciones

Y debe poder hacerlo con datos que no se puedan manipular sin dejar rastro.

El problema real de los sistemas actuales

La mayoría de sistemas de fichaje funcionan así:

1. alguien abre una app

2. pulsa “entrar”

3. luego pulsa “salir”

Y ahí empiezan los problemas:

• la gente se olvida

• la gente ficha mal

• la gente ficha a posteriori

Cuando eso pasa, RRHH tiene que corregir.
Y cuando corriges, el registro deja de ser fiable.

Aunque el sistema sea “digital”, el dato no refleja la realidad.

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Lo que realmente quiere la ley

Cuando la normativa habla de trazabilidad, no es una palabra bonita.

Significa algo muy concreto:

Si alguien cambia un fichaje, debe quedar registrado quién, cuándo y qué se cambió.

No basta con que el número final esté bien.
Hay que poder demostrar cómo se llegó a él.

Por eso:

• Excel no sirve

• muchas apps tampoco

• y muchos sistemas actuales se quedarán cortos

Y ahora viene la parte que duele: las multas

La nueva normativa no va a multar “a la empresa” en general.
Va a multar por trabajador.

Las sanciones que ya se están publicando hablan de:

• errores leves: hasta 750 €

• registros incorrectos: hasta 7.500 €

• manipulación o falseamiento: hasta 10.000 € por empleado

Con 10 trabajadores, esto deja de ser un problema administrativo.
Se convierte en un riesgo económico real.

El siguiente paso lógico: que el fichaje no dependa de la persona

Hay algo que la ley no dice, pero que es evidente:

Si el sistema depende de que alguien se acuerde de fichar,
siempre habrá errores.

Por eso la evolución natural es:

• no apps

• no botones

• no QR

• no “me he olvidado”

La presencia se detecta sola.

Eso elimina:

• olvidos

• trampas

• correcciones

• y conflictos

Y hace que los datos sean fiables por diseño.

Por qué en Madesoft hemos ido por ahí

En Madesoft no hacemos “apps de fichar”.
Trabajamos con procesos reales de empresas.

Y vimos una y otra vez lo mismo:

• fichajes dudosos

• Excel retocados

• y miedo a inspecciones

Por eso hemos creado Fichajes sin interacción:
un sistema automático, con auditoría completa y preparado para la normativa que viene.

No es una demo.
Es un sistema real que estamos buscando implantar en empresas piloto para validarlo en entornos reales.

👉 Puedes ver cómo funciona y en qué punto está aquí:
https://www.madesoft.es/fichajes-sin-interaccion

Por qué ahora es el momento

Muchas empresas todavía no han reaccionado.
Pero la ley ya está escrita.

Cuando empiecen las inspecciones con lupa, cambiar de sistema deprisa será caro, caótico y arriesgado.

Ahora aún hay margen para:

• probar

• adaptar

• y hacerlo bien

Si el control horario es una preocupación en tu empresa, este es el momento de mirarlo con calma… antes de que lo haga la Inspección.