DocuWare: cómo digitalizar y automatizar la gestión documental de tu empresa
¿Qué es DocuWare?
Si en tu empresa se siguen gestionando facturas por email, contratos en carpetas compartidas o documentos en papel, sabes que algo no encaja. DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de procesos diseñada justo para resolver ese caos.
Con DocuWare puedes digitalizar documentos, clasificarlos automáticamente y hacer que fluyan por tu empresa sin depender de correos, Excel ni carpetas desordenadas. Todo queda centralizado, trazable y accesible cuando lo necesitas.
Para qué sirve DocuWare en una empresa
En la práctica, DocuWare se usa sobre todo para tres cosas.
La primera es la gestión de facturas. Las facturas pueden llegar por email, en PDF o en papel, y el sistema se encarga de extraer los datos, validarlos y enviarlos al circuito de aprobación antes de pasar a contabilidad o al ERP.
La segunda es la gestión de contratos y documentación legal. Versiones, históricos, vencimientos y accesos quedan controlados en un único sitio, sin depender de carpetas ni de quién tenga el último archivo.
Y la tercera es la digitalización de procesos internos: solicitudes de compra, aprobaciones, formularios o flujos de validación que hoy se hacen por email o a mano pueden automatizarse para que no dependan de personas concretas.
El resultado es siempre el mismo: menos errores, menos tiempo perdido y más control.
DocuWare + ERP + CRM: donde está el verdadero valor
Una de las razones por las que DocuWare funciona tan bien es que no es una isla. Puede integrarse con los sistemas que ya utiliza tu empresa: SAP, Dynamics, Sage, Odoo, CRMs o aplicaciones propias.
Ahí es donde la gestión documental deja de ser solo “ordenar archivos” y pasa a formar parte real del negocio: las facturas se cruzan con el ERP, los contratos con el CRM y los documentos se mueven solos por los procesos.
Aquí es donde entra el software a medida: cuando DocuWare se conecta con tus sistemas, deja de ser una herramienta y se convierte en parte de tu operativa diaria.
Por qué implantar DocuWare con un partner
DocuWare es una plataforma potente, pero no es “instalar y listo”. La diferencia entre que funcione o no está en cómo se adapta a tus procesos reales.
Como partner DocuWare, en Madesoft no nos limitamos a configurar la herramienta. Analizamos cómo trabajas, diseñamos los flujos y la integramos con tu ERP o tu software para que encaje en tu día a día. La tecnología tiene que adaptarse a la empresa, no al revés.
Qué tipo de empresas sacan más partido a DocuWare
DocuWare es especialmente útil en empresas que manejan mucho volumen de documentos: facturas, contratos, pedidos, expedientes o archivos legales.
Por eso lo usan pymes, departamentos financieros, equipos de compras, recursos humanos, despachos profesionales y empresas que quieren digitalizarse sin perder el control.
Si tu empresa dedica tiempo a buscar documentos o a corregir errores, DocuWare suele amortizarse muy rápido.
DocuWare con Madesoft
En Madesoft trabajamos en digitalización empresarial, integración de sistemas y software a medida. Como partner DocuWare ayudamos a implantar una gestión documental moderna, conectada con los procesos reales de cada empresa.
Si quieres saber si DocuWare encaja en tu caso, lo vemos contigo sin compromiso.
📩 ¿Hablamos?
Si quieres mejorar la forma en la que tu empresa gestiona documentos, facturas o contratos, podemos ayudarte a implantar DocuWare de forma eficiente y sin complicaciones.
