Cómo saber si tu sistema de control horario cumple con la normativa de 2026
Una guía práctica para empresas
Durante años, muchas empresas han cumplido con el registro horario como buenamente han podido.
Excel, partes en papel, PDFs mensuales o aplicaciones sencillas en las que el trabajador se limita a pulsar entrar y salir.
Ese planteamiento ha servido durante un tiempo. Pero ya no es suficiente.
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Con los cambios normativos previstos para 2026, la pregunta ha dejado de ser si existe un sistema de control horario. La cuestión de fondo es otra muy distinta: si el sistema actual aguantaría hoy una inspección de trabajo.
Este artículo no pretende explicar la ley desde cero ni repetir lo que ya se ha dicho en otros textos. Su objetivo es más concreto: ayudarte a revisar, con criterio práctico, si el sistema que utilizas encaja realmente con el marco que se está consolidando.
Qué revisa de verdad una inspección de trabajo
Más allá de titulares y anuncios comerciales, la inspección no pone el foco en la herramienta, sino en la calidad real de los datos que genera el sistema.
En la práctica, lo que se comprueba es si el registro horario permite seguir el rastro de los fichajes, si esos datos no pueden alterarse sin dejar huella, si resultan coherentes en el tiempo y si pueden consultarse de forma inmediata cuando se solicitan.
No se trata de tener una aplicación instalada, sino de poder demostrar que las horas registradas reflejan lo que ha ocurrido y que cualquier cambio está debidamente documentado.
Una checklist para revisar tu sistema actual
Las siguientes cuestiones sirven como guía de revisión. No son teóricas: reflejan los puntos que más problemas generan en inspecciones y conflictos laborales.
Si varias respuestas generan dudas, conviene revisar el sistema con calma.
¿Se pueden modificar los fichajes sin dejar rastro?
Un sistema conforme no permite alterar registros sin que quede constancia.
Cumple cuando cualquier cambio queda registrado, se identifica a la persona que lo realiza y se conserva el dato original.
No cumple cuando las horas se editan directamente, se sobreescriben o no existe forma de saber qué se ha modificado y cuándo.
¿Existe un historial completo de cambios?
Bloquear ediciones no basta. La normativa apunta a la trazabilidad, no a la rigidez.
El sistema es adecuado cuando cada corrección genera un registro propio, con fecha, motivo y responsable.
Empieza a fallar cuando solo queda el resultado final y no es posible reconstruir qué ocurrió.
¿El trabajador puede consultar sus propios registros?
El acceso del trabajador a su jornada registrada no es un detalle menor.
Un sistema cumple cuando el empleado puede consultar sus fichajes, revisar históricos y detectar errores.
Se queda corto cuando solo RRHH ve los datos o cuando la información se entrega en PDFs cerrados sin detalle.
¿Las correcciones están justificadas?
Corregir un error es legítimo. Ajustar horas sin explicación no lo es.
El sistema funciona bien cuando cada corrección va acompañada de un motivo claro y queda diferenciada del fichaje original.
Empieza a generar problemas cuando las horas “se cuadran”, se ajustan por defecto o no queda constancia del porqué.
¿Las pausas quedan reflejadas de forma real?
Uno de los aspectos que más atención recibe en el nuevo control horario son las pausas.
Cumple cuando los descansos quedan registrados como tales y no se descuentan de forma automática sin base.
No cumple cuando se restan tiempos por norma o no existe evidencia del descanso real.
¿Los datos pueden entregarse de inmediato?
En una inspección no hay margen para preparar informes durante días.
El sistema es adecuado cuando permite entregar el registro completo al momento, con históricos íntegros y sin manipulaciones previas.
Falla cuando depende de hojas auxiliares, ajustes manuales o reconstrucciones posteriores.
¿Todo depende de que la gente se acuerde de fichar?
Los sistemas basados únicamente en la voluntad del usuario suelen generar errores recurrentes.
Funcionan mejor aquellos que reducen fallos humanos, detectan incoherencias y no se apoyan solo en declaraciones.
Dan problemas los que dependen por completo de que nadie se equivoque ni se olvide.
Señales claras de que el sistema se va a quedar corto
Conviene revisar con especial atención si el control horario se basa en:
Excel compartidos, partes firmados a final de mes, PDFs estáticos, aplicaciones que permiten editar horas sin registro de cambios o ajustes manuales frecuentes “para cuadrar”.
Muchos de estos métodos han sido tolerados durante años. Eso no significa que estén preparados para el escenario que se está consolidando.
Cumplir en el límite o cumplir con seguridad
No es lo mismo cumplir en el límite que cumplir con seguridad.
Cumplir justo suele traducirse en correcciones constantes, conflictos con empleados, dudas ante una inspección y una sensación permanente de inseguridad jurídica.
Cumplir bien aporta datos fiables, reduce fricciones en RRHH y permite tomar decisiones con mayor tranquilidad.
Y esa diferencia va más allá de evitar sanciones.
Qué conviene hacer antes de cambiar de sistema
Antes de pensar en sustituir herramientas, suele ser más sensato revisar con calma lo que ya se tiene:
analizar cómo se generan los datos, comprobar si existe trazabilidad real, revisar cómo se gestionan las correcciones y detectar los puntos débiles antes de que lo haga una inspección.
En muchos casos, el problema no es no tener control horario, sino contar con uno que ya no encaja con el marco normativo que se avecina.
Una reflexión final
El registro horario ya no es un simple trámite administrativo. Se está convirtiendo en un sistema de datos con implicaciones legales claras.
Revisarlo a tiempo no es un asunto tecnológico, sino una cuestión de responsabilidad y de sentido común.
