La nueva normativa de fichajes: por qué muchos sistemas actuales se van a quedar cortos

Durante años, el control horario ha sido una obligación legal que muchas empresas han resuelto “como han podido”: hojas de Excel, papel, apps sencillas o sistemas que dependen de que la gente se acuerde de fichar.

Eso ha funcionado… más o menos.
Pero está a punto de dejar de ser suficiente.

La nueva regulación de control horario apunta claramente a registros digitales, trazables y verificables, preparados para inspección y con mayor control sobre pausas, horas reales y modificaciones. Y eso cambia bastante el panorama.

En este artículo te explicamos:

• qué se exige hoy

• qué es lo que viene

• por qué muchos sistemas actuales no están preparados

• y cómo se puede resolver de forma moderna y sin fricción

Qué exige la ley hoy

La normativa ya obliga a todas las empresas a llevar un registro diario de jornada, que incluya:

• hora de inicio

• hora de fin

• por cada trabajador

Ese registro debe:

• conservarse durante 4 años

• estar disponible para el trabajador

• y poder entregarse a la Inspección de Trabajo

Hasta ahora, esto se ha cubierto con casi cualquier cosa: papel, Excel, PDFs o apps básicas.

El problema es que eso deja muchos huecos:

• datos que se cambian sin rastro

• fichajes a posteriori

• pausas que no se registran

• registros poco fiables

Y ahí es donde la nueva regulación quiere apretar.

Qué está cambiando con la nueva normativa

La reforma del control horario va en una dirección muy clara:
que los registros sean digitales, accesibles y trazables.

En la práctica eso implica que:

• el registro debe ser electrónico

• debe poder auditarse

• no debe poder modificarse sin dejar rastro

• debe permitir ver pausas y horas reales

• y debe facilitar el trabajo de la Inspección

Es un cambio importante, porque muchos sistemas actuales se basan en:

“confío en que la persona fiche bien”.

Y eso ya no es suficiente cuando hay que demostrar que los datos son fiables.

El gran problema de la mayoría de sistemas de fichaje

La mayoría de aplicaciones de fichajes funcionan así:

1. La persona abre una app

2. Pulsa “entrar”

3. Luego pulsa “salir”

Eso tiene dos problemas enormes:

• la gente se olvida

• la gente puede hacerlo mal (o a posteriori)

Y cuando eso ocurre:

• los datos no reflejan la realidad

• RRHH tiene que corregir

• y el registro pierde valor legal

Aunque la app sea “digital”, los datos no son realmente fiables.

Lo que realmente quiere la ley: datos que no se puedan manipular

Cuando la normativa habla de trazabilidad y registro digital, en el fondo está pidiendo algo muy concreto:

Que no se pueda cambiar un fichaje sin que quede constancia.

Eso significa que si alguien corrige una hora:

• debe quedar registrado quién

• cuándo

• y qué se cambió

No basta con que el dato final “quede bien”.
Tiene que poder demostrarse cómo se llegó a él.

Y aquí entra la tecnología de verdad

Un sistema moderno de control horario debería cumplir esto:

• Registrar entradas, salidas y pausas con fecha, hora y zona horaria

• Guardar el histórico completo durante al menos 4 años

• Permitir al trabajador ver sus propios datos

• Permitir exportar informes para inspección

• Y tener un sistema de auditoría que registre cualquier cambio

Eso ya descarta muchas soluciones “baratas” del mercado.

El siguiente paso lógico: eliminar la fricción

Pero hay un problema aún mayor:

si el sistema depende de que la gente se acuerde de fichar, siempre habrá errores.

Por eso cada vez más empresas buscan sistemas donde:

• no hay que abrir una app

• no hay que pulsar un botón

• no hay que escanear nada

La presencia se detecta automáticamente.

Eso elimina olvidos, trampas y correcciones manuales.

Nuestro enfoque en Madesoft

En Madesoft desarrollamos software e integración para empresas.
Y al trabajar con procesos reales de RRHH vimos este patrón una y otra vez:

• sistemas de fichaje que no encajan

• datos poco fiables

• y miedo a la normativa que viene

Por eso hemos creado Fichajes sin fricción:
un sistema de control horario automático, con auditoría completa y preparado para cumplir la nueva regulación.

No es una app más.
Es un sistema diseñado para que los datos sean fiables por diseño.

👉 Puedes ver aquí cómo funciona y en qué punto está el proyecto:
Sistema de fichajes sin fricción

Por qué ahora es el momento

Muchas empresas van a tener que cambiar su sistema de fichajes en los próximos meses, no porque quieran, sino porque la normativa lo va a exigir.

La diferencia estará entre:

• hacer un cambio rápido y mal

• o aprovecharlo para implantar un sistema que realmente funcione

Si quieres entender cómo encaja esto en tu empresa, lo podemos ver contigo.